Der Kapitalbedarf ist für neu gegründete Unternehmen besonders wichtig. Er beschreibt, wie viele Geldreserven der Firma für Investitionen zur Verfügung stehen. Investitionen sind notwendig, um das Unternehmen am Leben zu erhalten.
Der Kapitalbedarf sollte bereits verfügbar sein, bevor man sich für eine Neuanschaffung entschließt. Auf der Gegenseite des Kapitalbedarfs steht die Finanzierung, denn schließlich muss man die Anschaffung auch entsprechend bezahlen. Ersichtlich werden beide Teile in der Bilanz, die man im Bereich des Rechnungswesens jedes Jahr durchführen sollte. Dabei kann man die Investitionskosten entweder mit Fremd- oder Eigenkapital bezahlen. Meist ist es allerdings so, dass man zusätzliche Geldanleihen aufnimmt.
Der Kapitalbedarf bezieht sich auf zwei Bereiche der Bilanz, zum einen das Anlagevermögen und zum anderen das Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen gehört sämtliche Büroausstattung, Maschinen, ein Fuhrpark und eventuelle Gebäudekosten. Unter Umlaufvermögen fallen sämtliche Geldreserven bei Banken z. B. Postbank an. Die Summe des Kapitalbedarfs wird aus den Anschaffungs- und Kapitalkosten weniger der Ausgaben ermittelt.
Neben der Liquiditätsplanung ist der Kapitalbedarf ein relevanter Teilbereich des Finanzplans, den der Gründer im Arbeitsamt oder bei der Bank vorlegen sollte. Eine solche Kalkulation gibt Auskunft über den finanziellen Status des Existenzgründers und ob dieser in der Lage ist, seinen Betrieb finanziell zu führen oder nicht. Auch in Hinblick auf die Gewährung möglicher Startgelder ist eine solche Veranschaulichung notwendig.
Vorlagen für den Kapitalbedarf bekommt man im Internet. Auf einigen Seiten kann man Exceltabellen für die Ermittlung vom Kapitalbedarf herunterladen, allerdings ist dieser Service nicht immer umsonst. Hier ist es oft erforderlich, eine geringe Gebühr zu bezahlen, bevor man den Entwurf herunterladen kann. Diese kleine Investition lohnt sich jedoch meist, da man dadurch eine vom Fachmann gefertigte Skizze vorliegen hat, die man entsprechend an die eigene Vorstellung anpassen kann. Dies ist besonders nützlich für Menschen, die zum ersten Mal planen, ein Unternehmen zu führen.